Заказ-наряд

Заказ-наряд является основным документом для службы автосервиса. Он содержит сведения об автомобиле клиента, перечень работ, которые необходимо выполнить, и перечень использованных для этого запасных частей и материалов. Заказ-наряд используется для расчета заработной платы исполнителей. Также его можно распечатать для внутреннего пользования, отправки электронной почтой клиенту или в качестве документального подтверждения выполнения работы.

Заказ-наряд, как и большинство документов, визуально и функционально разделен на 3 части:

  • верхняя часть – «шапка» или форма документа, содержит регламентную информацию (п. 1);
  • основная часть, которая состоит из нескольких вкладок (табличная часть и ряд дополнительных), определяет состав документа (п. 2 и п. 4);
  • нижняя часть – «подвал» документа, содержит итоговые значения и суммы основной части, а также соответствующие данные о скидках, аналогах и остатках (п. 3).

1. Верхняя часть (шапка документа): 

Содержит сведения об:

  • организации, предоставляющей услуги по данному документу (фирма, объект хозяйственной деятельности, склад, цех);
  • контрагенте-покупателе (владелец автомобиля, заказчик-плательщик по данному документу, сумма задолженности);
  • обслуживаемом автомобиле (наименование, гос. номер, VIN-код) и его пробеге (при каждом обращении клиента фиксируется величина пробега автомобиля, контроль пробега необходим для разделения гарантийного и постгарантийного обслуживания, проведение документа заказ-наряд автоматически обновляет значение пробега в Досье автомобиля);
  • типе ремонта (значение из классификатора Типы ремонта, выбранный тип определяет цены на запасные части и материалы, отпускаемые по этому заказ-наряду);
  • состоянии и причине ремонта, выделяют три состояния ремонта: «Заявка» (запись клиента, постановка его в очередь на обслуживание), «В работе» (в данный момент времени работы по заказ-наряду выполняются в цехах предприятия), «Закрыт» (работы выполнены);
  • ценообразовании, документе-основания, договоре-основании.

Более подробно о последовательном и правильном заполнении этой части документа можно ознакомиться в пункте Принципы работы с документами, отчетами, справочниками.

Касательно командной панели документа, она содержит функцию “Подпись”, которая позволяет заблокировать весь документ или его часть (услуги и/или товары) для внесения изменений пользователями. С помощью функциональной кнопки можно как наложить, так и снять подпись. Механизм работает с помощью установленного параметра пользователя 333 и заполненных параметров уполномоченных подписантов в подсистеме Настройки. Информация о пользователе, наложившем подпись, дате и сфере ее распространения содержится в специальной вкладке основной части “Подписи” (подробно ниже).

2. Основная часть (Табличная часть, первая вкладка): 

Она состоит из:

  •  таблицы товаров и услуг (п. 2.1)
  • панели инструментов (панель навигации, командная панель), находится над таблицей (п. 2.2)

2.1. Шапка таблицы раскрывает структуру и последовательность заполнения данных.

Табличная часть единая для товаров и услуг, поэтому нужно внимательно разобраться, какие поля заполняются отдельно для товаров и отдельно для услуг, а какие являются общими:

  • пример товара
  • пример услуги

Товар/Услуга – значение справочника Номенклатура. Необходимо выбрать либо отпускаемый по этому заказ-наряду товар/материал, либо указать выполняемую операцию.

Склад/Исполнитель – в зависимости от значения, выбранного в поле «Товар / Услуга», нужно указать либо склад, с которого производится отпуск товаров/материалов, либо исполнителя (справочник Сотрудники), который выполняет указанную операцию. 

Исполнителем может быть один сотрудник, бригада, состоящая из нескольких сотрудников, или внешний исполнитель - фирма-субподрядчик, привлекаемая для выполнения определенного вида работ. Доступность выбора бригады открывается во втором диалоговом окне после нажатия команды Показать все.

При выборе склада есть возможность определить складом Деталь клиента. Это означает,что данный товар был передан клиентом для установки этой детали на ремонтируемый автомобиль. Можно выбрать значение Заказать, тогда на основе таких заказанных позиций можно сформировать документ Заказ покупателя и подобрать недостающие запчасти под клиента. Доступность выбора вида склада открывается во втором диалоговом окне после нажатия команды Показать все.

Код (Кат. №) и Предпочтение – поля, заполняемые для Товара. Каталожный № или артикул автоматически заполняется из карточки Товара. Предпочтение предназначено для ручного выбора партии, т.е. документа прихода, по которой будет списана выбранная товарная позиция. «По умолчанию», т.е. без указания Предпочтения, порядок списания определен в разделе Констант: «Учетная политика» – «Ценообразование» – «Метод расчета себестоимости». 

Тип тарифа и Тариф – это вид расчета вознаграждения исполнителя и числовое значение выбранного тарифа:

  • процент от стоимости операции (например, 50%)
  • тариф нормо-часа (например, 200 грн/ч)
  • простая сумма (например, 800 грн)

Типы тарифов являются элементами справочника Типы тарификации. Значение и тип тарифа могут быть установлены в карточке сотрудника или карточке услуги. 

Количество/Ед./Коэф. – поля, отвечающие за правильное отображение количества того или иного товара/услуги в документе:

  • Количество коррелирует с единицей измерения (поле ниже),
  • Коэффициент по умолчанию равен 1,000; значение устанавливается для каждой единицы измерения, указанной в карточке товара (вкладка "Классификаторы")

Блок На складе, Резерв, Заказано, Выдано заполняется программой автоматически для товарной позиции: 

  • На складе отображает доступное количество товара на выбранном складе;
  • Резерв отображает зарезервированное количество товара;
  • Заказано показывает товар, по которому сформирован Заказ покупателя;
  • Выдано определяет количество товара, по которому проведен документ Перемещение.

Поля с ценами и суммами разделены на 2 строки - по значению с и без НДС и значению скидки:

  • Цена без НДС
  • Цена с НДС
  • Сумма без скидки (без НДС)
  • Сумма скидки (без НДС)
  • Сумма без НДС (с учетом скидки)
  • Сумма с НДС (с учетом скидки).

Поля заполняются автоматически исходя из заданных значений в шапке документа и/или карточке товара/услуги либо вручную. Если фирма не является плательщиком НДС, значение полей без и с НДС совпадают. 

Отпуская товары и материалы, выполняя работы по заказ-наряду, пользователь системы имеет возможность предоставлять скидки на каждую позицию (поле «Скидка» табличной части содержит абсолютное значение скидки в валюте документа). Задать размер или осуществить расчет скидки по заказ-наряду можно с помощью команды Скидка, расположенной на панели инструментов табличной части документа. 

Кто продал – для каждой позиции предусмотрена возможность указать, кто содействовал продаже этого товара или услуги. Позднее, эта информация может быть использована при расчете бонусов и премий, а также в отчетах по прибыли в разрезе менеджеров. 

Стоимость – автоматически рассчитываемое программой значение себестоимости товара/услуги на основе выбранного в разделе Константы метода для Товаров и в зависимости от типа и значения тарификации для Услуги. При использовании Предпочтения стоимость Товара определяется по цене, зафиксированной в документе-предпочтения (приходная накладная, заказ-наряд с типом ремонта Комплектация). 

Объект ХД и Дата выполнения работы являются уточняющими характеристиками документа, используются для дополнительного позиционного контроля.

Комментарий – поле выполняет информационную функцию, заполняется вручную или автоматически из заполненного поля в документе Заявка на обслуживание в случае, если он выступает документом основания.

Комментарий механика – поле, автоматически заполняемое посредством интеграции с мобильным приложением АРМ Механика.

2.2. Действия, которые можно выполнять для изменения состава или содержания табличной части документа, вызываются с помощью команд панели инструментов табличной части:

Добавить активизирует новую строку в таблице для выбора и заполнения позиции. 

Стрелки перемещают выделенную строку табличной части на одну позицию выше или ниже. 

Скидка открывает окно одноименной обработки, которая помогает рассчитать скидку разными способами. 

Подбор открывает окно одноименной обработки, которая помогает заполнить таблицу товарных позиций, предлагая больше вводной информации. 

Отбор товаров и «Отбор услуг – кнопки, регулирующие визуальное отображение табличной части заказ-наряда, скрывая Товары или Услуги, либо во вжатом состоянии показывая полный состав документа. 

Активное предложение открывает окно одноименной обработки, которая по заданному алгоритму проверяет наличие рекомендованных для продажи аксессуаров и неликвидных товаров, а также услуг. 

Оптимизация цен – при сохранении документа программа производит проверку соответствия сумм в документе правилам формирования смежных документов, таких как Налоговая накладная и ПКО, и в случае неодинаковых расчетов предлагает оптимизировать цены; для этих целей служит данный механизм, который запускается вручную, и пользователь сам выбирает вариант оптимизации, также механизм позволяет округлить цены до целых; более подробно о данной обработке в одноименном разделе.

Исправить НДС запускает функцию пересчета сумм в документе для более корректного определения НДС при условии наличия цены/налога/суммы, в значении которых дробная часть состоит из нескольких цифр. 

Обновить цены и суммы табличной части документа позволяет установить актуальные цены в документе, если за время работы с документом цены, установленные в карточке номенклатуры, могли измениться. 

Задать исполнителя открывает окно обработки «Задать группового исполнителя», в которой указан весь список работ табличной части, и можно выбрать исполнителя под конкретный вид услуг. 

Заполнить табличную часть из документа-основания позволяет синхронизировать заполнение связанных документов. 

3. Нижняя часть (подвал табличной части) включает итоговые данные сумм документа, а также информацию об остатках и аналогах каждой выделенной позиции:

По умолчанию активная вкладка – «Остатки», таблица включат данные об общем количестве товара на конкретном складе, частях зарезервированного и доступного количества:

При нажатии на вкладке «Аналоги» отображается таблица аналогов с остатками:

Подробнее об аналогах можно прочитать в разделе «Справочники», пункт Номенклатура.   

4. Дополнительные вкладки в Заказ-наряде:

  • Дополнительные затраты
  • Комиссионное вознаграждение
  • Дополнительно
  • Рекомендации
  • График оплат
  • Подписи

Если во вкладках заполнена информация, в наименовании вкладки появляется знак «!» или меняется его название (для вкладки «Подписи»).

Вкладка «Дополнительно» содержит вспомогательные сведения о заказ-наряде, такие как вид торговли, место составления, доверенность, источник информации. Заполнение вида торговли в этой вкладки является обязательным для проведения документа. 

Также можно указать мастера цеха, заполнить поле с комментарием и выбрать соответствующий маркер. Поля с датой и временем приема заказа, начала и окончания работ, а также согласованной выдачи автомобиля заполняются вручную или автоматически в момент изменения значения в поле «Состояние». 

Признак «Единая услуга» служит определяющим для проведения документа, печати и создания на основания него других документов по особому принципу - объединением позиций в одну, заданную в карточке фирмы.

Вкладка «Рекомендации» хранит данные о предыдущих и текущих рекомендациях обслуживаемого автомобиля, а также о гарантии. В связке с мобильным приложением АРМ Механика работает функция интерактивного добавления рекомендации механиком через мобильное приложение. В случае согласования такая рекомендация попадает в раздел с текущими. 

Вкладка «График оплат» позволяет установить конечную дату оплаты и составить индивидуальный график погашения задолженности. При заполнении дополнительных параметров в Константах (вкладка «Режимы», группа «Документ Заказ-наряд») в табличной форме Заказ-наряда отобразятся две вкладки: Дополнительные затраты и Комиссионное вознаграждение.

Дополнительные затраты либо не включаются в себестоимость проведенного заказ-наряда наряду со стоимостью деталей, материалов, выработки и одномоментно списываются как расход хозяйственной деятельности, либо формируют себестоимость составной услуги (например по подбору краски) в виде выработки условного исполнителя, которая в конечном счете также учитывается в расходах предприятия. 

Комиссионное вознаграждение включается в состав затрат по документу, отображается во взаиморасчетах, учитывается при расчете прибыли с условным распределением на стоимость реализованных товаров и услуг (без изменения стоимости по партиям). Во вкладке выбирается метод расчета и заполняются поля: Услуга, Контрагент, Договор с поставщиком услуг, процент или суммы комиссии. Для удобства пользователя информация о реквизитах документа и итоговые суммы могут быть скрыты.

Вкладка «Подписи» предназначена для информирования о блокировке части документа Заказ-наряд с помощью соответствующего механизма во избежание изменения введенных данных. Механизм работает с помощью установленного параметра пользователя 333 и заполненных параметров уполномоченных подписантов в подсистеме Настройки. Вкладка содержит информацию о моменте наложения подписи, пользователе и заблокированных данных (весь документ, товары и/или услуги).

Детально ознакомиться с другими встроенными возможностями документа Заказ-наряд можно в пункте Принципы работы с документами, отчетами, справочниками

Заказ-наряд может быть документом-основанием для документов Счет–фактура, Приходный кассовый ордер, Расходный кассовый ордер, Акт выполненных работНалоговая накладная. Заказ-наряд имеет несколько встроенных печатных форм: Акт диагностики, Заявка на ремонт, Предварительный заказ-наряд, Заказ-наряд, Акт выполненных работ без исполнителей. 

Документ содержит некоторые реквизиты, описание которых, ввиду их частого употребления, вынесено в соответствующий раздел справочного пособия – Общие реквизиты документов.