Обмін даними з BAS Бухгалтерія

У програмному комплексі DieselService реалізовано оперативний облік господарську діяльність підприємства. Оперативний облік застосовується в процесі поточного управління як варіант системи спостереження та контролю за окремими фактами господарського життя підприємства, що вимірюються як за вартісною оцінкою, так і в натуральних величинах. Також оперативний облік, як один із розділів управлінського обліку, реалізує функції узагальнення, підготовки та надання важливої для прийняття управлінською ланкою компанії рішень щодо діяльності фірми інформації та показників. Для підприємств, які для ведення бухгалтерського та податкового обліку використовують іншу програму, передбачена можливість обміну із зовнішніми системами накопиченими у DieselService даними про господарські операції.

Для вивантаження даних у BAS Бухгалтерія, завантаження банківських виписок та звірки залишків ТМЦ призначено обробку «Обмін даними» (посилання на панелі дій «Сервіс» у підсистемі «Додатково»):

Вивантаження даних відбувається у кілька етапів. Спочатку користувач вказує типи документа, які слід передати, а також які дії з документами необхідно зробити перед передачею в BAS Бухгалтерія. Передбачена можливість налаштування обміну за багатьма параметрами. Після чого система здійснює контроль даних, що вивантажуються на їх коректність, перевіряє повноту і правильність заповнення первинних документів. На етапі контролю користувач має можливість відкрити будь-який з документів та внести необхідні редагування. Усі документи, які задовольняють параметрам відбору та пройшли контроль на коректність даних, потрапляють до відповідного списку готових до розвантаження документів. У цьому списку користувач може зробити додаткові дії з документом, наприклад: виключити документ зі списку для обміну даними, змінити значення реквізиту «Контрагент».

Вкладка «Вивантаження документів» містить набір елементів керування, який відповідає за налаштування параметрів вивантаження відомостей у ПК 1С:Бухгалтерія:

Файл – шлях та ім'я зовнішнього файлу (xml-документ), до якого будуть вивантажені дані;

Фірма - відбір операцій, що вивантажуються по зазначеній фірмі;

Період – період діяльності підприємства, протягом якого будуть відібрані операції.

Вкладка «Установки» містить такі параметри обміну:

Контрагент заміни – при розвантаженні даних у BAS Бухгалтерія не завжди потрібні персональні дані про покупців товарів та послуг, наприклад, коли покупцями є фізичні особи. Цей реквізит дозволяє замінити безліч таких контрагентів одним службовим контрагентом, зазначеним у цьому полі (наприклад, «приватна особа»). Вихідний документ при цьому не змінюється, заміна контрагента відбувається тільки в даних, що вивантажуються. На етапі контролю коректності даних, що вивантажуються, документи за участю контрагентів з незаповненим полем ЄДРПОУ будуть відзначені як такі, в яких необхідно провести заміну контрагента. Користувач має можливість скасувати заміну контрагента, прибравши відповідний прапорець у списку результатів контролю та підготовки даних для обміну.

Цех - відбір операцій з певного цеху (для документів " Наряд-амовлення "); Тип ремонту - відбір операцій за типом ремонту (для документів " Наряд-амовлення "); Склад - відбір операцій за певним складом (для всіх товарних документів); Група " Типи документів" містить перелік документів, які братимуть участь в обміні даними (користувачу необхідно їх відзначити). Там же розташована кнопка " Заборонені каси " , яка активує список готівкових грошових рахунків (кас), операції за якими слід виключити з обміну даними.

Наведені нижче опції визначають порядок внесення змін до відібраних для вивантаження даних. Всі зміни проводяться тільки з даними, що вивантажуються і ніяк не впливають на вихідні первинні документи, що зберігаються в системі.

Перераховувати валютні документи на гривню – чи слід при обміні даними перераховувати суми валютних документів на гривню. Перерахунок ведеться за обмінним курсом, чинним на дату документа.

Вивантажувати основи документів незалежно від вибраного періоду – визначає порядок вивантаження документів-підстав для тих документів, які підпадають під умови відбору даних для обміну: при встановленому прапорці документи-підстави також будуть вивантажені у файл обміну, незалежно від вибраного періоду. В іншому випадку, файл обміну потрапить лише ті документи-основи, які були створені в зазначений період обміну.

Замінювати «Фірму» на «Фірму складського обліку» під час продажу від НП – під час підготовки даних для обміну значення реквізиту « Фірма складського обліку » (« Фірма СУ ») у відібраних документах буде замінено на значення реквізиту « Фірма » з цього ж документа. Докладніше про призначення реквізиту « Фірма складського обліку » можна прочитати у відповідному розділі цього довідкового посібника .

Замінювати ціни на закупівельні + націнка (%) – дана опція стає доступною при включенні опції « Замінювати фірму на фірму складського обліку при продажу від ПП », стосується тільки тих документів, в яких буде здійснено заміну реквізиту зі значення « Фірма СУ » на « Фірма » і визначає таку поведінку системи: для всього переліку товарів, що реалізуються, ціна їх фактичного продажу, зазначена в документі, буде замінена на закупівельну ціну (з довідника «Номенклатура» ) + зазначений відсоток націнки.

Округлювати суми видаткових документів до більшого цілого – під час підготовки даних обміну значення реквізиту сума у видаткових документах буде округлена до більшого цілого значення.

Згортати товарні документи – всі товарні документи з однаковою датою, для яких при підготовці даних до вивантаження була визначена необхідність заміни контрагента, будуть об'єднані в один документ.

Натискання кнопки « Підготувати вивантаження документів » запускає процедуру відбору, контролю та попередньої підготовки даних для обміну.

Вкладка " Додатково " містить додатковий список параметрів, за якими можна включати або виключати документи з обміну даними з BAS Бухгалтерією. Список таких параметрів міститься в переліку " Параметри об'єктів " (підсистема "Налаштування"). Вкладка " Результат " містить попередній список документів, операції яких слід вивантажити у зовнішній файл. Після успішного проходження контролю на коректність заповнення даних до цього списку потрапляють документи, що пройшли відбір відповідно до параметрів вкладки « Налаштування » . За бажанням користувач може виключити певні документи з обміну даними, знявши прапорець з документа. Також у списку документів можна вручну призначити/скасувати заміну контрагента. Вивантаження даних здійснюється натисканням кнопки " Виконати вивантаження документів ".

Вкладка " Контроль результатів " містить список документів, які з певних причин не можуть бути вивантажені системою в BAS Бухгалтерія. Такими причинами можуть бути, наприклад, повнота та коректність заповнених у документах реквізитів. Користувач має можливість відкрити будь-який із документів цього списку та, при необхідності, внести відповідні редагування.

Вкладка « Завантаження » містить ім'я зовнішнього файлу, за допомогою якого здійснюється завантаження в систему DieselService банківських виписок із BAS Бухгалтерія.

Вкладка " Звірка залишків " містить ім'я зовнішнього файлу, який використовується для звіряння залишків номенклатури з даними BAS Бухгалтерія. За результатами обробки файлу формується список із переліком розбіжностей за певними товарними позиціями. Ця обробка можлива лише за умови відповідності найменувань складів та цехів у двох програмах.